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Ihre Rechte als Betroffener
Sofern Sie von einem oder mehreren nachfolgend aufgelisteten Rechten Gebrauch machen möchten, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder einen anderen unserer Mitarbeiter wenden.
Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung (Art. 15, 16, 17, 18, 19 DSGVO)
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft unter anderem über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Sie haben das Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Ferner haben sie das Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist. Widerrufsrecht (Art. 21 DSGVO) Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@digit-solutions.com. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.
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Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
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Aktualität und Änderung der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2018. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund Änderungen behördlicher oder gesetzlicher Vorgaben behalten wir uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website unter digit-solutions.com/de/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.
Datenschutzerklärung für Geschäftskunden und Lieferanten:
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten als Geschäftskunden und Lieferanten durch uns und Ihre
Rechte aus der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) sowie
dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) geben.
Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten von Personen, mit denen wir
Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, sowie von Organen, Geschäftsführern, Key
Account Managern oder anderen Mitarbeitern unserer Vertrags- oder Geschäftspartner, die
wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und
Geschäftsbeziehungen verarbeiten. Hierzu gehören u.a. bestehende oder potentielle
Zulieferer, Dienstleister, Kunden oder Berater sowie bestehende oder potentielle
Kooperationspartner oder anderweitige Partnerunternehmen.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Für die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Datenverarbeitungen Verantwortlicher
im Sinne der DSGVO ist die
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2. Quellen und Arten personenbezogener Daten
Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen
Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen
oder die wir von den jeweiligen Vertrags- und Geschäftspartnern erhalten (z.B. von Ihren
Kollegen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen), etwa im Rahmen der Bearbeitung einer
Anfrage oder eines Auftrags. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus
öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister, Presse, Internet) erheben oder von
Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Geschäftspartner) erhalten. Auf eine Erhebung von
personenbezogenen Daten aus Drittquellen werden wir gesondert hinweisen.
Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (wie z.B. Name, Vorname,
Anschrift, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuernummer/USt-Id.) und andere
Kontaktdaten (wie z.B. Telefonnummer, E-Mailadresse). Darüber hinaus können dies auch
Vertrags- oder Auftragsdaten (z.B. Umsatzdaten, Volumen, Planmengen), Daten aus der
Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation
(z.B. Bonitätsdaten), Daten zu Ihrer Person (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche,
Position, Aufgaben und Befugnisse) sowie andere mit den genannten Kategorien
vergleichbare Daten sein.
Der Umfang der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert dabei je nachdem, in welcher
Funktion die Person uns gegenüber auftritt, etwa welche Position sie bei dem jeweiligen
Geschäftspartner bekleidet.
3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf Basis folgender
Rechtsgrundlagen:
3.1 In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6
Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa in den Erhalt von Werbung per elektronischer Post und/oder
Telefon;
3.2 Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung von mit Ihnen oder Ihrem
Beschäftigungsunternehmen abgeschlossenen Verträgen oder zur Durchführung
vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); hierzu gehören insbesondere:
– Kauf- und Lieferverträge (z.B. Bearbeitung von An- und Verkaufsanfragen,
Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Stand: 23.04.2021 3
Vertragsdokumenten, Durchführung von An- und Verkäufen, Abrechnung und
Abwicklung von Kaufpreiszahlungen;
– Dienstleistungs- und Werkverträge sowie anderweitige Auftragsverhältnisse (z.B.
Bearbeitung und Sichtung von entsprechenden Angeboten und Anfragen;
Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von
Vertragsdokumenten, Abwicklung von Zahlungen; Versendung von
Informationsschreiben);
3.3 Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c
DSGVO): beispielsweise zur Erfüllung steuerrechtlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und
Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Einhaltung
von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;
3.4 Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen
(Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); namentlich zu folgenden Zwecken:
– optimale Kontaktbetreuung/-beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer
Geschäftspartner;
– Optimierung unserer Geschäftsprozesse, wie z.B. durch Führen einer Lieferanten- oder
Interessenten-Datenbank, auch im Rahmen eines „Customer-RelationshipManagements“;
– Zentralisierung bzw. Auslagerung von Unternehmensfunktionen;
– Minderung von Ausfallrisiken in unseren Geschäftsprozessen durch Konsultation von
Auskunfteien (wie z.B. Creditreform, Bürgel) sowie Ermittlung von Scorewerten
(Profiling), die uns dabei unterstützen, die Wahrscheinlichkeit auf Grundlage eines
anerkannten mathematisch-statistischen Verfahrens zu bewerten, inwiefern
Vertragspartner ihren Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen werden;
– Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche;
– Marktforschungszwecke.
4. Empfänger personenbezogener Daten
Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe
Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:
4.1 Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle
erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die
Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies
geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw.
missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn
dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und
Geschäftspartnern dient.
4.2 Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen
Auskunft zu erteilen. Dies sind vor allem Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die
bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.
4.3 Sofern es für Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines
Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, sowie im Falle zentralisierter
bzw. ausgelagerter Unternehmensfunktionen können Ihre Daten für die Erfüllung der
obengenannten Zwecke an mit uns verbundene Unternehmen weitergegeben werden.
4.4 Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen
Zwecke bzw. zur Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw.
des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige
Kooperationspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise Makler,
Logistikunternehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen
Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um
diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb
der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch
den Abschluss entsprechender Verträge mit dem Datenempfänger sicher.
4.5 Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich
die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird,
Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder
verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit
dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von
personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür
Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen
Datenschutzgesetzen erfolgt.
5. Verarbeitungsdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während der Dauer Ihrer Beschäftigung bei
einem unserer Geschäftspartner, jedoch nicht länger als bis zur endgültigen Beendigung der
jeweiligen Geschäftsbeziehung zwischen uns und Ihrem Beschäftigungsunternehmen.
Vorgangsbezogene Informationen (etwa bezüglich eines konkreten Vertrags- oder
Auftragsverhältnisses) löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs, z.B. Erfüllung
eines Liefervertrages, mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen
Kalenderjahres, es sei denn diese unterliegen längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
(etwa der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrung gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs); in
einem solchen Fall werden die betroffenen Daten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt.
6. Betroffenenrechte
6.1 Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu
erhalten. Bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen stehen Ihnen ebenso die folgenden
Rechte zu:
– Recht auf Berichtigung: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie
betreffenden personenbezogenen Daten zu.
– Recht auf Löschung: Zudem können Sie die Löschung von Ihren personenbezogenen
Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf
sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben ferner das Recht, die
Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in
einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung gesperrt. Dieses Recht
besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen
Ihnen und uns umstritten ist.
– Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur
Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten,
steht Ihnen zudem das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem
strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit
Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
– Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen.
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der
Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Darüber hinaus können Sie einer Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer
besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in
denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses vornehmen.
Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges
Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für
den jeweiligen Zweck nicht weiterverarbeiten.
6.2 Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre
anderweitigen Rechte geltend machen wollen oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben,
können Sie sich unter den obengenannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen.
6.3 Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen,
insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres
Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass
die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen
datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.
7. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Stand dieser Datenschutzerklärung ist 21.04.2021.
Die Weiterentwicklung unseres Unternehmens kann sich auch auf den Umgang mit
personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese
Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und
gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche,
inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen
Datenschutzerklärung für Bewerber:
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die digit solutions GmbH, A-30 Center, Ringstr.
36, D-32584 Löhne, Telefon: +49 (0)5731 49870, E-Mail: info@digit-solutions.com, („wir“)
Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung verarbeitet.
1. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir werden die im Annex genannten Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten zu
folgenden Zwecken verarbeiten:
– Um über verschiedene Kanäle sowie über beauftragte Personalberater aktiv an
potenzielle Mitarbeiter und Freiberufler (Business Partner) heranzutreten
(Rekrutierung);
– um auf globaler Ebene Personalplanung und Personalverwaltung zu betreiben,
einschließlich der Sicherstellung angemessener Stellenbesetzung;
– für Investitionsentscheidungen;
– zur Planung und Verwaltung von Fähigkeiten potenzieller Mitarbeiter;
– um Bewerbungen zu bearbeiten, welche über verschiedene Kanäle eingehen (z.B. via EMail oder LinkedIn);
– um den Bewerbungsprozess durchzuführen;
– zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
– um auf eingegangene Bewerbungen zu einem späteren Zeitpunkt hinsichtlich einer
potenziellen Beschäftigung zurückgreifen zu können.
Diese Daten erhalten wir
– aus öffentlichen Quellen,
– von Personalberatern,
– im Zuge des Bewerbungsprozesses in dem Sie uns die Daten selbst zur Verfügung stellen
(beispielsweise durch Zusenden Ihres Lebenslaufes per E-Mail) oder
– durch Gesprächsnotizen während des Bewerbungsgesprächs.
Es besteht keine Verpflichtung, uns die personenbezogenen Daten, um die wir Sie bitten, zur
Verfügung zu stellen. Allerdings wird es nicht möglich sein, den Bewerbungsprozess
durchzuführen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen. Sollte die
Bereitstellung Ihrer Daten in manchen Fällen gesetzlich verpflichtend sein, werden wir Sie
gesondert darauf hinweisen.
2. Verarbeitete Datenkategorien und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten die im Annex aufgelisteten Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten auf
der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f
Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), welches darin besteht, einen effizienten
Bewerbungsprozess und eine optimale Stellenbesetzung zu gewährleisten.
3. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten
Sofern dies zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, werden wir Ihre
personenbezogenen Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermitteln:
– von uns eingesetzte IT-Dienstleister.
Manche der oben genannten Empfänger befinden sich ggf. außerhalb Ihres Landes oder
verarbeiten dort Ihre personenbezogenen Daten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern
entspricht unter Umständen nicht dem Ihres Landes. Wir übermitteln Ihre
personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für welche die EU-Kommission entschieden
hat, dass sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, oder wir setzen
Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes
Datenschutzniveau haben. Dazu schließen wir beispielsweise Standardvertragsklauseln
(2010/87/EC und/oder 2004/915/EC) ab. Diese sind auf Anfrage verfügbar (siehe die
Kontaktdaten unter Punkt 6).
4. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten entweder (i) für die Dauer des
Bewerbungsprozesses oder (ii) bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung (für den Fall, dass Sie Ihre
Einwilligung dazu erteilt haben, dass wir Ihre Bewerbung in Evidenz halten).
Hiervon unabhängig speichern wir Ihre Daten so lange (i) gesetzliche Aufbewahrungspflichten
bestehen oder (ii) etwaige rechtliche Ansprüche noch nicht verjährt sind, für deren
Geltendmachung oder deren Abwehr die personenbezogenen Daten benötigt werden.
5. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten
Nach geltendem Recht sind Sie dazu berechtigt (wenn die jeweiligen Voraussetzungen des
anwendbaren Rechts erfüllt sind),
– Bestätigung darüber zu verlangen, ob und welche Ihrer personenbezogenen Daten wir
verarbeiten und Kopien dieser Daten zu erhalten,
– die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
– von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
einzuschränken,
– der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen,
– die gegebenenfalls für die Verarbeitung zuvor erteilte Einwilligung zu widerrufen (der
Widerruf Ihrer Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung,
die vor ihrem Widerruf aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgt ist),
– Datenübertragbarkeit zu verlangen, und
– bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben.
6. Unsere Kontaktdaten
Sollten Sie zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben,
wenden Sie sich bitte an uns:
Alternativ können Sie sich auch gerne an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
digit solutions GmbH
Dickson Usuwa
Ringstr. 36
32584 Löhne
E-Mail: office@digit-solutions.com
Zuletzt aktualisiert am 21.04.2021.
Annex
– Name
– Anrede (Herr/Frau/divers) einschließlich akademischer Titel
– Namenszusatz
– Foto (sofern bereitgestellt)
– Geschlecht
– Adresse
– Geburtsdatum und -ort
– Führerschein (ja/nein)
– E-Mail-Adresse
– Telefonnummer
– Familienstand und Kinder
– Staatsbürgerschaft
– Position, für die Sie sich bewerben möchten
– Art der Bewerbung (z.B. E-Mail, LinkedIn, Initiativbewerbung ja/nein)
– Frühestes Eintrittsdatum
– Kündigungsfrist
– Gehaltsvorstellung
– Lebenslauf
– Wehrdienst/Zivildienst
– Ausbildungen (Schule, Universität, Kurse)
– Bisherige berufliche Erfahrung
– Persönliche Fähigkeiten und Kompetenzen
– Unterschrift
– Zertifikate und Zeugnisse
– Notizen vom Bewerbungsgespräch
– Daten zur Kommunikation (einschließlich E-Mail-Verkehr)
– Sonstige von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses bereitgestellte Daten
Datenschutzerklärung für Mitarbeiter:
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten als Mitarbeiter durch uns und Ihre Rechte aus der
Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) sowie dem
Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) geben.
Diese Datenschutzinformation beschreibt alle regelmäßigen Datenverarbeitungsprozesse.
Darüber hinaus können wir Ihnen unter Umständen, z.B. für besondere IT-Systeme oder
Verarbeitungsprozesse, die nur eine bestimmte Nutzeranzahl betreffen, separate
Datenschutzinformationen zur Verfügung stellen.
1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter
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2. Quellen und Arten personenbezogener Daten
2.1 Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten auf drei unterschiedlichen Wegen:
– von Ihnen selbst bereitgestellte Daten, zum Beispiel, wenn Sie einen Arbeitsvertrag
unterzeichnen, während Sie ihre Arbeitsleistung erbringen oder wenn uns bitten, Ihre
Auslagen zu erstatten;
– Daten, die erhoben werden, wenn Sie sich an einem unserer Systeme oder einer
Anwendung anmelden,
– von anderen verbundenen Gesellschaften erhaltene Daten, z.B. wenn Sie an Projekten
arbeiten, an denen verschiedene, verbundene Gesellschaften beteiligt sind, oder wenn
Sie innerhalb der Unternehmensgruppe Ihre Arbeitsstelle wechseln.
2.2 Welche Daten verarbeiten wir?
Für jeden einzelnen Prozess und Zweck verarbeiten wir unterschiedliche Arten von
personenbezogenen Daten von Ihnen. Diese können insbesondere umfassen:
– Personalstammdaten, wie Namen (z.B. Vornamen, Nachname, Geburtsname, Titel),
Identifikationskennung (z.B. Personalnummer, Kundennummer), persönliche Angaben
(z.B. Geburtsdatum und Geburtsort, Familienstand, Geschlecht), Adress- und
Kontaktdaten (z.B. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Emailadresse);
– gegebenenfalls Angaben zu Ihren Familienangehörigen oder Lebenspartnern;
– Bankdaten (z.B. IBAN, BIC, Depotnummer, Name der Bank);
– Daten zu Versicherungen, die Sie als Mitarbeiter abgeschlossen haben und für die das
Unternehmen einen Zuschuss gewährt oder einen Direktabzug durchführt (z.B.
Krankenversicherung, Rentenversicherung und jeweils Höhe des Beitrags);
– Daten zu Spar-, Versicherungs- oder Leistungsprogrammen, die vom Unternehmen für
Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden;
– Daten zu Anstellungsverträgen (z.B. Eintritts-/Austrittsdatum, Befristung, Urlaub,
Beschäftigungsbedingungen und Arbeitsvertragsbedingungen, Pensionsberechtigung);
– Lohnsteuerklassifizierung, Religionsgruppenzugehörigkeit;
– Vergütungsangaben (z.B. Entgeltabrechnung, Höhe des Grundgehalts und der variablen
Vergütung, Art der Entgeltzahlung, Aktienoptionen und Zuschüsse, die von uns gewährt
werden);
– Informationen über Arbeitsleistung (z.B. Bewertung durch den Vorgesetzten sowie
eigene Einschätzung im Rahmen des Performance Management Prozesses und/oder
Mitarbeitergespräch, Mitarbeiterentwicklungsmaßnahmen);
– Qualifikationen (z.B. Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzen,
Patentinhaber-Informationen);
– organisatorische Angaben (z.B. Abteilung, Kostenstelle, Beschreibung der Position, Titel
der Position (intern/extern), Managementkategorie, Berufsgruppe und Stufe,
Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten, Informationen zum (zu den) Vorgesetzten);
– Daten aus der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses einschließlich Arbeitszeit,
IT-Anwendungs- und Nutzungsdaten (z.B. System- und Gerätepasswörter), System- und
Geräteprotokolle und von Ihnen mittels unserer Unternehmenssysteme und Geräte
generierte elektronische Inhalte (E-Mails, Dokumente, etc.), Reiseinformationen,
Kundenbeziehungsmanagement und Vertriebsinformationen (wie z.B.
Kundenkontakte, Besuchsberichte);
– Videoaufnahmen im Zusammenhang mit der betrieblichen Videoüberwachung.
3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
3.1 Verarbeitungszwecke/Verarbeitungsverfahren
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
– Personalplanung und Personalmanagement (einschließlich Versetzung und
Beförderung, Abrechnung und Zahlung Ihres Entgelts und Ihrer Vergütung, Organisation
Ihrer (Dienst-) Reise und Erstattung Ihrer (Reise-)Kosten sowie sonstiger betrieblich
veranlasster Auslagen, Verwaltung Ihres krankheitsbedingten Arbeitsausfalls und
Urlaubs, Verwaltung der Arbeitnehmerabgaben und Sozialversicherungsbeiträge,
Durchführung der Arbeitsverträge (Zeiterfassung, Messung, Bewertung und
Honorierung von Arbeitsleistung, Betriebliches Pflege- und Vorsorgemanagement,
Organisation und Durchführung von (Mitarbeiter-)Veranstaltungen.
– Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit (einschließlich Kontaktaufnahme zu Ihren
Angehörigen in Notfällen, Überprüfung von Arbeitsplätzen oder Arbeitsstätten
bezüglich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zur Erfüllung von
Gesundheitsanforderungen).
– Steuerung von allgemeinen Geschäftsprozessen (einschließlich Qualitäts- und
Regulierungsmanagement, Finanzmanagement einschließlich der Einhaltung
kapitalmarktrechtlicher Anforderungen, Risiko- und Schadensmanagement,
Dienstwagenmanagement, Durchführung von internen Audits und Untersuchungen,
Außendarstellung des Unternehmens/Pressearbeit);
– Bereitstellen von Kreditkarten zur Abwicklung von betrieblich veranlassten Zahlungen;
– Verwaltung der Ihnen bereitgestellten Arbeitsmittel wie z.B. Telefon, Computer,
Mobiltelefone, sonstige IT-Geräte, Führen von internen Kontaktverzeichnissen,
Verwaltung von Zugangsberechtigungen zu Systemen und Anwendungen und
Authentifizierung, z.B. beim Betreten eines Gebäudes oder eines Parkhauses mittels
einer Zugangskarte, Administration von Benutzerkonten sowie Berechtigungsvergabe;
– Durchführen von Mitarbeiterumfragen bzw. von Mitarbeitergesprächen;
– Videoüberwachung zwecks Zugangskontrolle zu Büroräumlichkeiten;
– IT-Sicherheit (einschließlich Protokollierung von IT-Nutzungen und Abwehr von
Cyberangriffen).
3.2 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund der Bestimmungen der DSGVO, des
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. ArbZG
usw.).
In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung
des Beschäftigungsverhältnisses. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.
Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber
insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies
erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.
Ferner verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B.
Behörden) zu wahren. Ein solches berechtigtes Interesse besteht insbesondere, wenn die
Verarbeitung Ihrer Daten für die Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG), für einen
unternehmensgruppeninternen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken bzw. im Falle von
zentralisierten Unternehmensfunktion oder zur Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit und
-ordnung, der Vorbeugung von Rechtsverstößen oder der Rechtsdurchsetzung erforderlich ist
(Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO
verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von
Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der
sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der
Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der
Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m.
§ 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung
Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich
sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf
einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 Satz 2, Abs. 2 BDSG
beruhen (z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement).
4. Empfänger personenbezogener Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt an folgende Empfänger:
4.1 an Träger öffentlicher Leistungen, wie zum Beispiel Krankenkassen und
Sozialversicherungsträger;
4.2 wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle
erforderlich ist, an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie
gegebenenfalls an geschädigte Dritte – dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete
Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten
vorliegen;
4.3 auf Anfrage an bestimmte öffentliche Stellen, denen gegenüber wir auskunftspflichtig
sind, wie z.B. Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte
Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden;
4.4 gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen
Zwecke auf vertraglich verbundene Fremdunternehmen und externe Dienstleister
angewiesen, beispielsweise Logistikunternehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater,
Versicherer, Personaldienstleister, Weiterbildungsinstitute, Reisebüros,
Kreditkartenunternehmen und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen
an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere
Bearbeitung zu ermöglichen. Diese externen Dienstleister werden von uns sorgfältig
ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Daten
ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken und im Einklang mit
anwendbaren Datenschutzgesetzen verwendet werden.
4.5 Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich
die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird,
Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder
verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die relevanten
Mitarbeiterinformationen zusammen mit dem zu übertragenden Teil des
Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an
Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in
Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen
Datenschutzgesetzen erfolgt.
5. Verarbeitungsdauer
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während der Dauer Ihrer Beschäftigung bei
uns und löschen sie, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten
gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch
rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch
und der Abgabenordnung geregelt sind und eine Aufbewahrung für 6 bzw. 10 Jahre erfordern.
Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt
werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche
Verjährungsfrist). Näheres können Sie der bei uns geltenden Aufbewahrungs- und
Löschrichtlinie entnehmen.
6. Warum wir Ihre personenbezogenen Daten benötigen
Soweit wir, wie vorstehend beschrieben, Ihre Daten zu Zwecken der Begründung,
Durchführung und Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, sind Sie
vertraglich verpflichtet, uns diese Daten zur Verfügung zu stellen. Gleiches gilt, soweit wir Ihre
Daten verarbeiten, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich
des Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der
sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erfüllen zu können. Ohne Ihre Daten sind wir nicht
in der Lage, das Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen zu begründen, durchzuführen oder zu
beenden.
7. Betroffenenrechte
7.1 Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
zu erhalten. Bei Vorlage der jeweiligen Voraussetzungen stehen Ihnen ebenso die folgenden
Rechte zu:
– Recht auf Berichtigung: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie
betreffenden personenbezogenen Daten zu.
– Recht auf Löschung: Zudem können Sie die Löschung von Ihren personenbezogenen
Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf
sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben ferner das Recht, die
Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in
einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung gesperrt. Dieses Recht
besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen
Ihnen und uns umstritten ist.
– Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur
Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten,
steht Ihnen zudem das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem
strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit
Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
– Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen.
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der
Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Darüber hinaus können Sie einer Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer
besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in
denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses vornehmen.
Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges
Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für
den jeweiligen Zweck nicht weiterverarbeiten.
7.2 Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre
anderweitigen Rechte geltend machen wollen oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben,
können Sie sich unter den oben genannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen.
7.3 Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen,
insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres
Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass
die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen
datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.
8. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Stand dieser Datenschutzerklärung ist 21.04.2021.
Die Weiterentwicklung unseres Unternehmens kann sich auch auf den Umgang mit
personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese
Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und
gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche,
inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.